Weithiau, efallai y bydd angen i chi gymryd amser i ffwrdd o'ch grŵp a threfnu rhywun i lenwi'r bwlch – neu efallai y byddwch yn cynnig llenwa dros grŵp cydweithiwr arall ar eu cyfer tra byddant i ffwrdd. Yn ogystal, efallai y byddwch yn llenwa dros grŵp cymorth am ychydig wythnosau – pa bynnag opsiwn sy'n berthnasol, byddwch yn derbyn neu'n gwario arian a dylid cofnodi hyn yn briodol ar eich cyfrifon.
Cyn gorchuddio grŵp, cytunwch â'r person sy'n rhedeg y grŵp sut rydych chi'n mynd i gyfrif am y gorchuddio.
Gorchuddio grŵp fel pe bai'n eich un chi (e.e. uwchlwytho cyfrif masnachfraint safonol) #
Os ydych chi'n defnyddio'ch cyfrif llawn ac yn ennill arian fel pe bai'n grŵp eich hun, dylech chi ddefnyddio'r ddogfen PFS safonol i ddod o hyd i'ch incwm a'ch treuliau. Gallwch ddod o hyd i gymorth yn y canllaw hwn ar sut i ddod o hyd i'r ffigurau cywir.
Fel arfer, ni fyddai'r ymgynghorydd sy'n rhedeg y grŵp yn cyfrif am unrhyw incwm na threuliau'r wythnos hon gan mai'r ymgynghorydd sy'n cymryd y swydd yw'r un sy'n derbyn yr holl arian ar gyfer y grŵp.
Os ydyn nhw wedyn yn talu ffi sefydlog i chi (e.e. £30), byddai hyn yn cael ei ddosbarthu fel Incwm.
Pe bai'r sefyllfa wedi'i gwrthdroi a'ch bod yn talu ffi sefydlog am gwmpasu eu grŵp, byddai'r taliad a anfonir at yr ymgynghorydd arall yn cael ei ddosbarthu fel treuliau.
Os yw hwn yn grŵp cymorth, byddech chi'n ei drin fel eich un chi at ddibenion y ddogfen PFS a'ch cyfrifon busnes.
Yn cwmpasu grŵp am ffi benodol, gytunedig #
Os ydych chi'n talu am y grŵp am ffi sefydlog gan yr ymgynghorydd arall, dylech chi sicrhau eich bod chi'n dogfennu'r arian yn unol â hynny.
Os ydych chi'n derbyn ffioedd yr aelodau, ac ati yn ystod y grŵp, ac yna'n trosglwyddo'r holl enillion i'r ymgynghorydd arall, dylech chi gofnodi hyn fel incwm, ac yna fel treuliau yn dibynnu ar y swm a drosglwyddwyd allan.
Byddai'n arfer gorau gofyn i'r ymgynghorydd sy'n derbyn y swm gadarnhau'r swm yn ysgrifenedig, byddai derbynneb yn ddelfrydol (fel bod gennych gofnod o'ch treuliau), neu e-bost cadarnhau.
Ymgynghorydd Derbyniol
Pan fyddwch chi'n derbyn eich ffi sefydlog, dylech chi gofnodi hwn fel incwm. Er mwyn sicrhau bod gennych chi dystiolaeth (os yw CThEM yn holi neu'n archwilio'ch cyfrifon), byddai anfoneb/derbynneb corfforol yn arfer gorau fel bod yr arian yn cael ei gofnodi rhwng y ddau ymgynghorydd. Fel arall, byddai'n ddelfrydol cadw e-bost neu ddogfen yn egluro beth oedd y cytundeb.
Enghraifft: Mae Claire yn talu am grŵp Carl am ffi sefydlog o £60, ac anfonir £140 at Carl fel y ffioedd sy'n weddill.
Caiff y cyfrif masnachfraint ei brosesu ar gyfrif Claire fel arfer (incwm/treuliau) ac yna ei anfon fel taliad (llai £60) ar gyfer y clawr grŵp.
Byddai swm yr arian sy'n weddill yn gost i Claire (£140) ac anfonir derbynneb at Carl.
Byddai Carl yn cofnodi'r £140 fel incwm
Cyfrifyddu am amrywiadau wrth gwmpasu grŵp ar enillion â chymorth #
Os ydych chi'n cwmpasu grŵp cymorth ac yn derbyn cynnydd mewn ffioedd, byddech chi'n cyfrif am yr incwm ychwanegol fel arfer fel rhan o'ch amrywiol dreuliau .
