Weithiau, efallai y bydd angen i chi gymryd amser i ffwrdd o'ch grŵp a threfnu rhywun i lenwi'r bwlch - neu efallai y byddwch yn cynnig gweithio dros grŵp cydweithiwr tra byddant i ffwrdd. Efallai y byddwch hefyd yn gweithio dros grŵp cymorth am ychydig wythnosau.
Pa un bynnag sy'n berthnasol, bydd arian yn cael ei dderbyn neu ei wario, ac mae angen ei gofnodi'n gywir ar eich cyfrifon Pulse.
Cyn gorchuddio grŵp, cytunwch gyda'r person sydd fel arfer yn ei redeg sut rydych chi'r ddau yn mynd i gyfrif am y gorchuddio. Ni ddylai'r ddau ohonoch byth gofnodi derbyniadau grŵp yr un wythnos — mae un person yn cyfrif am y grŵp yr wythnos honno, ac mae'r enghreifftiau isod yn dangos pwy ddylai hynny fod.
Drwy gydol y canllaw hwn byddwn yn defnyddio'r un ddau berson:
- Carl — yr ymgynghorydd sydd fel arfer yn rhedeg y grŵp
- Emma — yr ymgynghorydd sy'n gofalu am y grŵp tra bod Carl i ffwrdd
Opsiwn 1: Gorchuddio'r grŵp fel pe bai'n eich un chi
Os yw Emma yn defnyddio ei chyfrif llawn ac yn ennill yr arian fel pe bai'r grŵp yn eiddo iddi hi ei hun, mae Emma yn cyfrif am yr wythnos gyfan - ac nid yw Carl yn cofnodi dim ar gyfer sesiwn grŵp yr wythnos honno, oherwydd Emma yw'r un sy'n derbyn yr holl arian.
Beth mae Emma yn ei gofnodi yn Pulse
Mae Emma yn cofnodi'r wythnos gan ddefnyddio cofnod PFS Cyfrif Wythnosol ar ei chyfrif Pulse ei hun:
- Ewch i'r sgrin Grwpiau Cymorth yn Pulse.
- Cliciwch 'Ychwanegu Grŵp Cymorth Newydd'
- Llwythwch i fyny'r crynodeb PFS wythnosol PDF a bydd y ffigurau'n cael eu llenwi'n awtomatig — neu nodwch nhw â llaw:
- Rhent (£)
- Ffioedd Net A (£) – weithiau cyfeirir atynt fel 'Ffioedd net i Slimming World'
- Enillion Cadwedig (£) – cyfeirir atynt weithiau fel 'Ffioedd Ymgynghorydd Net'
- Comisiwn Stoc (£)
- Taliadau i SW (Treuliau Amrywiol)
- Taliadau o SW (Incwm Amrywiol)
- Gwiriwch y ffigurau yn erbyn eich dogfen PFS a chliciwch ar Gadw .
Gallwch ddod o hyd i gymorth yn y canllaw hwn i ddod o hyd i'r ffigurau cywir ar y ddogfen PFS.
Beth mae Carl yn ei gofnodi yn Pulse
Os yw'r grŵp fel arfer yn perthyn i Carl, yna ni fyddai'n cofnodi dim ar gyfer y grŵp hwnnw. Nid yw Carl yn creu cofnod PFS Cyfrif Wythnosol ar gyfer yr wythnos y mae Emma wedi'i chynnwys — cofnod Emma yw cyfrif y sesiwn honno, ac os yw Carl wedi cofnodi un hefyd, byddai derbyniadau'r grŵp yn cael eu cyfrif ddwywaith.
Os oes swm 'enillion' penodol i'w drosglwyddo
Os bydd Carl yn cytuno ag Emma y byddai'n hoffi £50 mewn enillion ar gyfer y grŵp hwnnw, yna byddai'n cael ei gofnodi.
- Fel treuliau yng nghyfrifon Emma
- Fel incwm ychwanegol yng nghyfrifon Carl
Byddem yn argymell naill ai anfon anfoneb/derbynneb rhwng y ddau unigolyn fel bod cofnod o'r hyn a ddigwyddodd.
Opsiwn 2: Cynnal y grŵp am ffi sefydlog, y cytunwyd arni
Os yw Emma yn gofalu am y grŵp yn gyfnewid am ffi sefydlog, gyda'r enillion sy'n weddill yn cael eu trosglwyddo'n ôl i Carl, mae gan y ddau ymgynghorydd rywbeth i'w gofnodi - ac mae'n bwysig bod yr arian wedi'i ddogfennu ar y ddwy ochr.
Enghraifft: Mae Emma yn talu am grŵp Carl am ffi gytunedig o £60 . Mae'r grŵp yn cymryd £200 yn y sesiwn, felly ar ôl cadw ei £60, mae Emma yn trosglwyddo'r £140 sy'n weddill i Carl.
Beth mae Emma yn ei gofnodi yn Pulse
- Cofnodwch yr wythnos gyfan fel arfer. Gan fod Emma wedi derbyn ffioedd yr aelod yn ystod y sesiwn, mae hi'n prosesu'r cyfrif masnachfraint ar ei chyfrif Pulse ei hun fel arfer — cofnod Grŵp Rhyddhad ar gyfer y grŵp, ac yn ychwanegu'r ffigurau o'r ddogfen PDF (yn union fel yn Opsiwn 1). Mae hyn yn cipio'r £200 llawn o incwm a threuliau grŵp yr wythnos.
- Cofnodwch y trosglwyddiad i Carl fel treuliau. Mae'r £140 a anfonwyd at Carl wedi'i nodi yng nghyfrif Treuliau Emma, wedi'i ddyddio'r diwrnod y mae hi'n ei anfon, gyda disgrifiad clir fel “Gorchudd grŵp — ffioedd sy'n weddill wedi'u talu i Carl (wythnos yn dechrau 6 Gorffennaf)” .
- Anfonwch dderbynneb (neu e-bost cadarnhau) at Carl am y £140, a chadwch gopi ar gyfer ei chofnodion ei hun.
Yr effaith net ar gyfrifon Emma yw'r ffi o £60 a gadwodd — mae'r derbyniadau llawn yn ymddangos ar ei chofnod PFS Wythnosol, ac mae'r gwariant o £140 yn gwrthbwyso'r hyn a basiodd ymlaen.
Beth mae Carl yn ei gofnodi yn Pulse
- Dim cofnod Cyfrif Wythnosol ar gyfer dyddiad y cyfarfod hwnnw — mae Emma eisoes wedi cyfrif am dderbyniadau'r grŵp yr wythnos honno. Byddai ei ychwanegu yma yn ddyblyg ac nid ef oedd yn rhedeg y grŵp.
- Cofnodwch y £140 a dderbyniwyd fel incwm. Mae Carl yn nodi'r £140 yn ei lyfr Incwm , wedi'i ddyddio'r diwrnod y mae'n cyrraedd, gyda disgrifiad fel “Gorchudd grŵp — ffioedd sy'n weddill gan Emma (wythnos yn dechrau 6 Gorffennaf)” .
- Cadwch y dderbynneb neu'r e-bost gan Emma fel tystiolaeth o'r trefniant.
Cadwch dystiolaeth o'r cytundeb
Os bydd CThEM byth yn holi neu'n archwilio unrhyw set o gyfrifon, byddwch chi eisiau i'r llwybr arian fod yn glir ar y ddwy ochr. Yr arfer gorau yw anfoneb gorfforol neu dderbynneb am y swm a drosglwyddwyd; os na allwch wneud hynny, cadwch e-bost cadarnhau neu nodyn ysgrifenedig o'r cytundeb (pwy a gwmpasodd, pa ddyddiadau, pa ffi, a beth a drosglwyddwyd).
Opsiwn 3: Mae'r grŵp yn aros ar gyfrifon masnachfraint Carl, mae Emma yn cymryd yr arian ar y noson
Yn y trefniant hwn, nid oes dim yn newid ar ochr cyfrifon y fasnachfraint — mae'r sesiwn yn dal i gael ei phrosesu drwy system cyfrifon masnachfraint Carl , a chynhyrchir y ddogfen PFS wythnosol o dan gyfrif Carl fel arfer. Mae Emma'n rhedeg y sesiwn ac yn cymryd yr arian yn gorfforol, yna'n ei anfon i gyd at Carl heblaw'r ffi y mae'n ei chadw am ei thalu.
Enghraifft: Mae'r grŵp yn cymryd £200 yn y sesiwn, a'r cyfan wedi'i brosesu drwy gyfrif masnachfraint Carl. Mae Emma yn cadw ei ffi gytunedig o £60 ac yn trosglwyddo'r £140 sy'n weddill i Carl.
Beth mae Carl yn ei gofnodi yn Pulse
- Cofnodwch y cofnod Cyfrif Wythnosol fel arfer, ar ei gyfrif ei hun. Gan fod y sesiwn wedi rhedeg trwy system cyfrif masnachfraint Carl, ei ddogfen PFS yw hi — mae'n nodi (neu'n uwchlwytho) ffigurau'r wythnos gyfan ar ei dudalen Cyfrifon Masnachfraint Wythnosol yn union fel pe bai wedi rhedeg y sesiwn ei hun. Mae hyn yn cipio'r £200 llawn o incwm grŵp.
- Cofnodwch ffi £60 Emma fel treuliau. Y ffi a gadwodd Emma yw cost trefnu gorchudd Carl — wedi'i nodi yn ei lyfr Treuliau gyda disgrifiad fel “Ffi gorchudd grŵp — Emma (wythnos yn dechrau 6 Gorffennaf)” .
- Peidiwch â chofnodi'r £140 fel incwm. Mae'r arian hwnnw eisoes wedi'i gynnwys yn ffigurau'r PFS o gam 1 — dim ond ei dderbyniadau grŵp ei hun sy'n cael eu rhoi yn ôl iddo ydyw. Byddai ei gofnodi eto yn cyfrif incwm yr wythnos ddwywaith.
Beth mae Emma yn ei gofnodi yn Pulse
Gan fod aelodau’n talu gyda chymysgedd o gerdyn ac arian parod, bydd rhywfaint o’r derbyniadau’n mynd i gyfrif banc Emma beth bynnag fo’r drefn clawr – felly mae’r rheol yn syml: cofnodwch bopeth a dderbyniwch, a chofnodwch bopeth a basiwch ymlaen.
- Dim cofnod PFS Cyfrif Wythnosol — mae'r wythnos yn perthyn i gyfrifon masnachfraint Carl, nid ei rhai hi.
- Cofnodwch y swm llawn a gasglwyd fel incwm: £200 yn ei llyfr Incwm , gyda disgrifiad yn ei gwneud yn glir nad hi biau’r hawl iddi mewn gwirionedd — “Arian a gasglwyd ar ran Carl — clawr grŵp (wythnos yn dechrau 6 Gorffennaf)” .
- Cofnodwch y swm a basiwyd ymlaen fel treuliau: £140 yn ei llyfr Treuliau — “Trosglwyddwyd i Carl — setliad clawr grŵp (wythnos yn dechrau 6 Gorffennaf)” .
Yr effaith net ar gyfrifon Emma yw'r ffi o £60 a gedwid ganddi, ac mae ei llyfrau cyfrifon yn cyfateb yn union i gofnodion ei banc. Mae'r disgrifiadau'n bwysig: nid yw arian a gesglir ar ran ymgynghorydd arall yn wir yn eich trosiant eich hun, felly mae labelu'r cofnodion hyn yn glir yn golygu y gellir eu hadnabod (a'u haddasu, os oes angen) pan fydd eich cyfrifon yn cael eu paratoi.
Cadwch dystiolaeth o'r setliad
Fel gydag Opsiwn 2, cadwch drywydd papur: dylai Emma gadarnhau yn ysgrifenedig (derbynneb neu e-bost) ei bod wedi casglu £200 ar ran Carl, wedi cadw £60 fel ei ffi gytunedig, ac wedi trosglwyddo £140. Mae'r un ddogfen honno'n cefnogi treuliau £60 Carl, incwm £60 Emma, ac yn egluro'r trosglwyddiad banc o £140 os bydd CThEM byth yn gofyn.
Cyfeirnod cyflym: pwy sy'n cofnodi beth
| Trefniant | Emma (yn gorchuddio) | Carl (fel arfer yn rhedeg y grŵp) |
|---|---|---|
| Yn gorchuddio fel eich un chi | Cofnod PFS Cyfrif Wythnosol ar gyfer dyddiad y cyfarfod (ffigurau llawn) | Dim byd ar gyfer sesiwn yr wythnos honno |
| …ynghyd â ffi sefydlog a delir i Carl | Ffi fel Treuliau | Ffi fel Incwm |
| Gosod ffi (e.e. cadwch £60, anfonwch £140 ymlaen) | Cofnod PFS Cyfrif Wythnosol (ffigurau llawn) + £140 fel Treuliau , derbynneb wedi'i anfon at Carl | £140 fel Incwm , derbynneb wedi'i gadw — dim cofnod PFS Wythnosol |
| Cyfrif masnachfraint Carl, mae Emma yn casglu'r arian (yn cadw £60, yn anfon £140) | £200 wedi'i gasglu fel Incwm + £140 wedi'i basio ymlaen fel Treuliau — dim cofnod PFS Wythnosol | Cofnod PFS Cyfrif Wythnosol (ffigurau llawn) + ffi o £60 fel Treuliau — £140 wedi'i dderbyn heb ei gofnodi eto |
| Gorchudd grŵp rhyddhad | Trin fel eich un chi — Cofnod PFS Cyfrif Wythnosol | Heb fod yn rhan, does dim angen gweithredu! |