Mae'n digwydd i bawb. Rydych chi'n talu £45 i brynu rhai eitemau deunydd ysgrifennu hanfodol, mae'r dderbynneb yn mynd i boced eich cot, ac erbyn diwedd y mis mae wedi mynd.
Neu mae'n dal yno, ond mae'r print wedi pylu i stribed gwag o bapur.
Nid yw un dderbynneb coll yn ddiwedd y byd. Dyma beth mae CThEM yn disgwyl i chi ei gadw, beth i'w wneud pan fydd rhywbeth yn mynd ar goll, a sut i'w atal rhag digwydd eto.
Pa gofnodion mae CThEM yn eu disgwyl?
Os ydych chi'n fasnachwr unigol, rhaid i chi gadw cofnodion o incwm a threuliau eich busnes ar gyfer eich ffurflen dreth Hunanasesiad. Nid ydych chi'n eu hanfon at CThEM, ond mae eu hangen arnoch i gyfrifo'ch elw, a gall CThEM ofyn am eu gweld.
Mae tudalen gov.uk ar ba gofnodion i'w cadw yn rhestru'r mathau hyn o brawf:
- pob derbynneb am nwyddau a stoc
- datganiadau banc a bonion llyfrau siec
- anfonebau gwerthu, rholiau til a slipiau banc
Mae hefyd yn dweud bod yn rhaid i chi allu adnabod trafodion busnes. Felly mae angen i chi allu dangos beth oedd pob cost, a'i fod ar gyfer eich busnes.
Papur neu ddigidol, mae'r ddau yn iawn
Mae canllawiau CThEM ar gadw eich cofnodion yn dweud “Nid oes unrhyw reolau ynghylch sut y mae’n rhaid i chi gadw cofnodion.” Gallwch eu cadw “ar bapur, yn ddigidol neu fel rhan o raglen feddalwedd (fel meddalwedd cadw llyfrau)”.
Y broblem yw y gall CThEM godi dirwy os nad yw eich cofnodion yn gywir, yn gyflawn ac yn ddarllenadwy. Mae llun clir o dderbynneb yn llawer mwy defnyddiol na gwreiddiol pylu. Mae Llawlyfr Cydymffurfio CThEM ei hun yn rhoi ffotograffiaeth o anfoneb brynu fel un ffordd o gadw cofnod, gan ei fod yn “cadw copi union o’r ddogfen wreiddiol”.
Gwneud Treth yn Ddigidol a derbynebau
Os ydych chi yn Gwneud Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm, mae angen i chi greu a storio cofnodion digidol o'ch incwm a'ch treuliau mewn meddalwedd gydnaws. Mae angen y swm, y dyddiad a chategori ar bob cofnod.
Nid yw MTD yn cael gwared ar dderbynebau, serch hynny. Dywed gov.uk “Mae angen i chi gadw cofnodion gwreiddiol neu ddogfennau ategol (neu gopïau ohonynt) o hyd.” Mae'r ffigurau'n fyw yn eich meddalwedd, ac mae'r derbynebau'n eu hategu.
Colli derbynneb? Dyma beth i'w wneud
Cyngor CThEM ar gyfer cofnodion coll yw “Ceisiwch gael copïau o gymaint ag y gallwch, er enghraifft gofynnwch i fanciau am gopïau o ddatganiadau neu i gyflenwyr am anfonebau dyblyg.” Yn ymarferol, mae hynny’n golygu:
- Gofynnwch am gopi. Gall llawer o siopau a chyflenwyr ailargraffu derbynneb neu anfon anfoneb ddyblyg.
- Gwiriwch eich negeseuon e-bost. Os gwnaethoch chi ei brynu ar-lein, chwiliwch am y cadarnhad archeb, neu lawrlwythwch yr anfoneb o'ch cyfrif ar wefan y gwerthwr.
- Defnyddiwch eich cerdyn neu ddatganiad banc. Mae datganiadau banc ar restr brawf gov.uk. Mae eich un chi yn dangos y dyddiad, y swm a phwy wnaethoch chi ei dalu.
- Nodwch beth oedd ei bwrpas. Gwnewch hynny tra byddwch chi'n dal i gofio: y dyddiad, y cyflenwr, y swm a'r hyn a brynoch chi. Mae datganiad yn dangos eich bod chi wedi talu, ac mae eich nodyn yn egluro pam ei fod yn gost fusnes.
Os na allwch chi wir ddisodli cofnod, mae gov.uk yn dweud “mae’n rhaid i chi wneud eich gorau i ddarparu ffigurau”. Gallwch ddefnyddio ffigurau amcangyfrifedig (eich dyfaliad gorau) neu rai dros dro (tra byddwch chi’n aros am y gwaith papur), ond mae’n rhaid i chi ddweud wrth CThEM pan fyddwch chi’n cyflwyno’ch ffurflen dreth. Gydag un dderbynneb coll a datganiad cerdyn, fel arfer bydd gennych chi’r ffigur go iawn beth bynnag.
Enghraifft
Mae Jo yn trin gwallt symudol. Ym mis Medi mae hi'n talu £45 gyda cherdyn i gael ei siswrn wedi'i hogi, ac yn colli'r dderbynneb.
Mae hi’n e-bostio’r gwasanaeth hogi ac yn gofyn am gopi. Tra ei bod hi’n aros, mae hi’n dod o hyd i’r taliad o £45 ar ei datganiad cerdyn ac yn ysgrifennu nodyn: “Siswrn wedi’i hogi, 12 Medi, £45”. Pan fydd y copi’n cyrraedd, mae ganddi bopeth: yr hyn a dalodd, pryd, a beth oedd ei bwrpas.
Ddim yn siŵr beth sy'n cyfrif fel cost busnes yn y lle cyntaf? Mae ein canllaw i dreuliau caniataol yn egluro.
Derbynebau pylu
Mae llawer o siopau'n argraffu derbynebau ar bapur thermol, sy'n pylu dros amser, ac yn gyflymach mewn gwres neu olau haul. Nid yw derbynneb na allwch ei ddarllen o lawer o gymorth, gan fod angen i'ch cofnodion fod yn ddarllenadwy. Tynnwch lun ohonynt cyn gynted ag y byddwch yn eu cael, a pheidiwch â'u gadael ar y dangosfwrdd.
Am ba hyd y dylech chi gadw eich cofnodion
Rhaid i chi gadw eich cofnodion “am o leiaf 5 mlynedd ar ôl y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno ar 31 Ionawr y flwyddyn dreth berthnasol”. Felly ar gyfer eich ffurflen dreth 2025/26, sy’n ddyledus erbyn 31 Ionawr 2027, cadwch nhw tan o leiaf ddiwedd mis Ionawr 2032. Mae rhagor o wybodaeth ar ein tudalen ar ba mor hir i gadw cofnodion .
Mae hynny'n amser hir i dderbynneb papur oroesi mewn blwch esgidiau.
Sut mae Pulse yn ei atal rhag digwydd
Yr ateb hawsaf yw delio â phob derbynneb y funud y byddwch chi'n ei gael. Yn ap Pulse, rydych chi'n sganio'r dderbynneb gyda'ch ffôn. Mae Pulse yn darllen y siop, y dyddiad a'r swm, ac yn awgrymu categori i chi ei wirio. Mae'r dderbynneb yn cael ei gadw yn erbyn y gost, felly os bydd y copi papur yn mynd ar goll yr wythnos nesaf, does dim ots.
Mae'n cymryd eiliadau, felly gallwch chi ei wneud cyn i'r dderbynneb hyd yn oed gyrraedd eich poced. Dyma sut mae'r sganiwr derbynebau'n gweithio .
Y fersiwn fer
- Colli derbynneb? Gofynnwch am gopi yn gyntaf.
- Defnyddiwch ddatganiad eich cerdyn i ddangos eich bod wedi talu.
- Nodwch beth oedd ei bwrpas tra byddwch chi'n cofio.
- Sganiwch yr un nesaf cyn gynted ag y byddwch chi'n ei gael.
Mae Pulse yn gweithio i drinwyr gwallt, glanhawyr, crefftwyr a'r rhan fwyaf o fasnachwyr unigol eraill. Dewch o hyd i'ch crefft i weld sut mae'n gweithio i chi, neu gweld sut mae Pulse yn gweithio i drinwyr gwallt .
Unrhyw gwestiynau, cysylltwch â ni trwy ein ffurflen gyswllt a byddwn yn helpu.
